Eine Außendienst App entwickeln klingt nach App-Store und monatelanger Planung. Bei Turnus fing es mit einer einfachen Frage an: Wie behält ein Verkäufer im Maschinenhandel sein Gebiet, seine Projekte und die Fristen beim Hersteller im Blick, ohne abends Excel-Listen zu pflegen? Hier erzähle ich, wie Turnus entsteht und welche Entscheidungen dahinterstecken. Am Ende steht, was du davon für deine eigene Software übernehmen kannst.
Der Ausgangspunkt: ein Arbeitstag im Maschinenvertrieb
Ein Außendienstler im Maschinenvertrieb betreut ein festes Gebiet, meist nach Postleitzahlen mit dem Hersteller vereinbart. Seine Kunden sind Fachbetriebe, die Werkzeugmaschinen, Sägen oder Bohr- und Fräsmaschinen kaufen. Das passiert selten beim ersten Besuch, ein Projekt kann gut ein Jahr laufen.
Zwischen dem ersten Gespräch und dem Auftrag liegen Vorführungen, Angebote, Rückrufe und Fristen beim Hersteller. In vielen Betrieben hält man das mit Excel, Zetteln und dem eigenen Gedächtnis zusammen. Das trägt eine Weile, bis jeden Morgen dieselben Fragen auftauchen: Wen muss ich diese Woche anrufen? Bei welchem Projekt läuft der Projektschutz ab? Wer liegt heute auf meinem Weg?
Die Excel-Liste beantwortet keine davon von selbst. Sie wartet, bis jemand sie öffnet und richtig filtert. Das Ablaufdatum des Projektschutzes steht oft nur in der Liste des Herstellers, und die Tour entsteht morgens im Kopf, irgendwo zwischen Kaffee und Autobahnauffahrt.
Welche Funktionen ein CRM für diese Arbeit grundsätzlich braucht, habe ich im Artikel CRM für den Außendienst zusammengestellt, mit Checkliste für die Auswahl. Hier schaue ich hinter die Kulissen.
Warum eine eigene Software statt eines Standard-CRM?
Die naheliegende Lösung wäre ein bekanntes CRM von der Stange. Diese Programme sind ausgereift und für sehr viele Branchen gebaut, sie kennen Leads, Deals und Kontakte. Im Maschinenvertrieb dreht sich der Alltag um Hersteller, Projektschutz, Gebiete nach PLZ und den Maschinenbestand beim Kunden.
Das alles lässt sich in einem allgemeinen System nachbauen, mit eigenen Feldern, Erweiterungen und viel Einrichtung. Für einen Verkäufer, der zwischen zwei Terminen auf dem Parkplatz steht, bleibt dann oft ein Werkzeug mit zu vielen Knöpfen. Jedes zusätzliche Pflichtfeld macht es unwahrscheinlicher, dass nach dem Gespräch noch jemand etwas einträgt.
Deshalb baue ich mit Turnus eine eigene Software für den Maschinenhandel. Sie soll weniger können als ein großes CRM, und das, was sie kann, soll genau zur Arbeit im technischen Handel passen. Dazu gehört, dass sie die Begriffe benutzt, die dort ohnehin fallen.
Ob sich so ein Weg lohnt, muss jedes Unternehmen selbst abwägen. Wann eigene Software sinnvoller ist als Excel oder ein Standardprogramm, beschreibe ich ausführlich im Leitfaden zu Individualsoftware.
Entwickelt zusammen mit einem Praktiker
Ich bin Softwareentwickler. Wie ein Arbeitstag im Maschinenvertrieb wirklich aussieht, weiß jemand besser, der ihn jeden Tag erlebt. Darum entwickle ich Turnus zusammen mit einem Außendienstler aus dem Maschinenvertrieb, der die Projektlisten der Hersteller und ihre Fristen aus seiner eigenen Arbeit kennt.
Die Zusammenarbeit funktioniert so: Ich baue eine Funktion, er nutzt sie bei seiner Arbeit und sagt mir, was hilft und was stört. Was er unterwegs braucht, bestimmt, welche Funktion als Nächstes kommt. Ideen, die am Schreibtisch gut klingen und unterwegs im Weg stehen, fallen so früh auf.
Das verschiebt die Prioritäten. Am Schreibtisch denkt man schnell an Auswertungen und Diagramme. Im Auto zählt, ob sich ein Telefonat in Sekunden erfassen lässt und ob morgens auf einen Blick klar ist, was heute dran ist.
Damit Rückmeldungen nicht im Telefonat verloren gehen, hat Turnus eine eigene Funktion für Ideen und Support. Fragen, Fehler und Ideen lassen sich direkt aus der App senden, auf Wunsch mit Screenshot.
Die wichtigsten Entscheidungen beim Bau von Turnus
Ein paar Grundsatzfragen musste ich früh beantworten. Bei jeder habe ich mich am Alltag im Außendienst orientiert.
Web-App im Browser statt App-Store
Wer eine Außendienst-App plant, muss früh klären, ob es eine native App aus dem App-Store wird oder eine Web-App im Browser. Turnus läuft im Browser, auf Handy, Tablet und PC. Wer sich anmeldet, sieht überall denselben Stand, im Büro genauso wie beim Kunden.
Niemand muss etwas installieren, und neue Funktionen sind beim nächsten Öffnen da. Auf dem Handy ruft der Verkäufer mit einem Tipp an und erfasst das Gespräch direkt danach, am PC sieht er abends die ganze Pipeline.
Die Unterschiede zwischen Web-App, PWA und nativer App erkläre ich im Artikel Web-App entwickeln lassen.
Die Karte im Mittelpunkt, Gebiete nach PLZ
Außendienst denkt in Gebieten, deshalb steht in Turnus die Karte im Mittelpunkt. Das Gebiet entsteht aus den Postleitzahlen und hat eine klare Grenze, so wie es mit dem Hersteller vereinbart ist, bei Bedarf auch für mehrere Bereiche. Die Karte basiert auf OpenStreetMap.
Jeder Kunde mit laufendem Projekt erscheint als Nadel. Rot heißt Besuch fällig, Gelb heißt fällig in den nächsten sieben Tagen, und Violett zeigt, dass der Projektschutz bald abläuft. Mit „PLZ prüfen“ siehst du sofort, ob ein Ort noch zu deinem Gebiet gehört. Kundenpool und Interessenten lassen sich auf Wunsch einblenden.
Eine Tour, die aus den Erinnerungen entsteht
Bei der Tourenplanung war mir eines wichtig: Die Route entsteht aus den Erinnerungen, die ohnehin in Turnus stehen. Eine zweite Liste nur für die Tour soll niemand pflegen müssen. Der Ablauf hat vier Schritte:
- Start setzen: der eigene Standort, ein Klick auf die Karte oder der dringendste Kunde.
- Umkreis wählen: von 5 bis 300 Kilometern, auf Wunsch mit Kunden, die in den nächsten sieben Tagen fällig werden.
- Reihenfolge rechnen: kürzeste Strecke oder dringendste Kunden zuerst, bis zu 20 Stopps an einem Tag.
- Losfahren: die Tour an Google Maps übergeben oder zu jedem Kunden einzeln navigieren.
Aus Abfahrt und Besuchsdauer rechnet Turnus die Ankunftszeit bei jedem Kunden und plant die Rückfahrt zum Start mit ein. Wird der Tag länger als zehn Stunden, warnt Turnus. Kunden, die bis zu fünf Kilometer neben der Strecke liegen, werden zusätzlich vorgeschlagen und lassen sich mitnehmen.
Viele denken bei einer Tourenplanung App an eine eigene Navigation. Darauf habe ich bewusst verzichtet. Geplant wird auf der Karte in Turnus, gefahren wird mit Google Maps, wo der Verkäufer wie gewohnt navigiert, mit aktueller Verkehrslage. Weil Google je Link nur wenige Zwischenziele annimmt, teilt Turnus längere Touren in Etappen.
Projektschutz und die Listen der Hersteller
Am Projektschutz merkt man am deutlichsten, dass Turnus aus dem Maschinenvertrieb kommt. Viele Hersteller schützen ein gemeldetes Projekt für eine gewisse Zeit zugunsten des Händlers, der es angemeldet hat. Läuft dieser Schutz unbemerkt ab, kann ein anderer Händler zum Zug kommen.
In Turnus trägst du je Kunde und Hersteller ein, wann der Schutz angefragt wurde, ob er genehmigt ist und bis wann er gilt. Ein Eintrag kann beantragt, genehmigt, abgelehnt, ablaufend oder abgelaufen sein. In der Vorwarnzeit, standardmäßig drei Wochen vor Ablauf, warnt Turnus auf der Karte, in der Ansicht „Heute“ und in der Team-Übersicht.
Dazu gehören die Projektlisten der Hersteller. Sie kommen meist als Excel-Datei mit Kunden, Angebotsstand, Wiedervorlage und Projektschutz. Turnus liest sie ein und erkennt vorhandene Firmen über Name und Ort. Aus der Wiedervorlage wird eine Erinnerung, aus der Angebotsnummer ein Angebot. Kein Vertrieb fängt bei null an, und wer seine Listen von Hand abtippen müsste, bliebe bei der alten Tabelle.
Datenschutz: Server in Deutschland, Zwei-Faktor und Rollen
Kundendaten sind das Kapital im Vertrieb. Wer sie einer Software im Netz anvertraut, will wissen, wo sie liegen und wer sie sieht. Bei Turnus liegen die Daten auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum.
Angemeldet wird mit Passwort und einem Code aus einer Authenticator-App, Notfall-Codes sind dabei. Rollen trennen die Zugriffe: Mitarbeiter sehen ihre Kunden, der Chef seine Firma. Sperren und Löschen bleibt beim Administrator.
Im Urlaub sieht eine Vertretung die Kunden und Erinnerungen, danach ist ihr Zugriff wieder weg. Bei jedem Projekt steht im Änderungsprotokoll, wer wann was geändert hat.
Wo Turnus heute steht
Turnus ist in Entwicklung. Auf der Turnus-Website siehst du echte Bildschirme aus der Software, mit einem Beispielgebiet rund um Stuttgart. Dazu gehören neben Karte und Tour auch die Projekte mit Pipeline, die Morgenübersicht „Heute“, ein Kalender mit Kanban nach Phase und eine Suche über Kunden, Projekte, Ansprechpartner und Angebotsnummern.
Für die Vertriebsleitung gibt es eine Team-Übersicht mit den Härtefällen aller Mitarbeiter: abgelaufener Schutz, lange keine Kontakte, hohe Summen ohne Fortschritt. Händler mit eigenem Sortiment bekommen einen Maschinensucher für die eigenen Preislisten und eine Kalkulation, die aus einem Ziel-Ertrag den passenden Rabatt ausrechnet. Den Maschinenbestand beim Kunden mit Seriennummer und Lieferdatum hält Turnus für das Ersatzgeschäft fest.
Die Entwicklung geht nach demselben Muster weiter, Rückmeldungen aus dem Alltag entscheiden über die nächsten Schritte. Alle Funktionen in der Übersicht findest du auf meiner Seite zu Turnus.
Was du für deine eigene Außendienst-App daraus lernen kannst
Vielleicht verkaufst du gar keine Maschinen. Die Fragen, die beim Bau von Turnus aufkamen, stellen sich aber in fast jedem Softwareprojekt für den Vertrieb. Die Tabelle fasst sie zusammen:
| Entscheidung bei Turnus | Was du für dein Projekt mitnimmst |
|---|---|
| Entwickelt mit einem Außendienstler | Hol früh jemanden ins Projekt, der täglich mit dem Problem arbeitet, und lass ihn die Testversion im echten Alltag benutzen. |
| Web-App im Browser | Prüfe, ob du den App-Store wirklich brauchst. Für viele Werkzeuge im Unternehmen reicht der Browser auf Handy, Tablet und PC. |
| Karte im Mittelpunkt | Stell die Ansicht nach vorn, in der deine Leute ohnehin denken, ob Gebiet, Lager oder Kalender. |
| Tour aus den Erinnerungen | Vermeide doppelte Pflege. Was schon im System steht, sollte die nächste Funktion speisen. |
| Navigation über Google Maps | Was ein bewährtes Werkzeug schon gut kann, musst du nicht nachbauen. Eine saubere Übergabe dorthin reicht oft. |
| Import der Herstellerlisten | Plane den Umzug aus den alten Excel-Listen gleich mit ein, sonst bleibt die Tabelle in Gebrauch. |
| Server in Deutschland, Zwei-Faktor, Rollen | Kläre früh, wo die Daten liegen und wer was sehen darf. |
Am meisten Gewicht hat für mich die erste Zeile. Eine Vertriebs-App, die ohne die Leute aus dem Vertrieb entsteht, kann in der Vorführung gut aussehen und im Alltag trotzdem umgangen werden. Wer eine Testversion früh in die Hand bekommt und offen sagen darf, was nervt, hat später einen Grund, das Ergebnis auch zu nutzen.
Wann sich eine eigene Vertriebs-App lohnt
Eine eigene Software ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Wahl. Arbeitet dein Vertrieb gut mit einem Standard-CRM und passen die Abläufe hinein, spricht wenig für eine Neuentwicklung. Dann ist das Geld in Einrichtung und Schulung besser angelegt.
Ein eigenes Projekt ist eine Überlegung wert, wenn mindestens einer dieser Punkte auf dich zutrifft:
- Deine Branche hat Begriffe und Fristen, die im Standard fehlen und sich nur mühsam nachbauen lassen.
- Das Team umgeht die bestehende Lösung und greift wieder zur Excel-Liste.
- Deine Leute arbeiten vor allem unterwegs und brauchen ein Werkzeug, das mit wenigen Eingaben auskommt.
- Du hast Listen von Partnern oder Herstellern, die regelmäßig eingelesen werden müssen.
Bist du im Maschinenhandel unterwegs, musst du vielleicht gar nichts selbst bauen lassen, denn genau dafür entsteht Turnus. Für andere Branchen entwickle ich Software nach demselben Prinzip.
Kurz zu mir: Ich bin Erwin Meindl aus Nürtingen und entwickle seit 2016 Websites und Software. Dabei sind über 100 Projekte entstanden, darunter fünf eigene WordPress-Plugins mit eigenen Lizenzservern. Was ich sonst noch baue, findest du unter Software.
Häufige Fragen
Ist Turnus schon fertig?
Turnus ist in Entwicklung. Viele Funktionen wie Karte, Tourenplanung, Projekte und Projektschutz sind bereits als echte Bildschirme zu sehen. In einer Vorführung zeigen wir dir den aktuellen Stand mit einem Gebiet wie deinem.
Brauche ich für Turnus eine App aus dem App-Store?
Nein. Turnus läuft im Browser auf Handy, Tablet und PC. Du meldest dich an und siehst überall denselben Stand.
Arbeitet Turnus mit Google Maps?
Die Karte in Turnus basiert auf OpenStreetMap, dort siehst du Kunden, Fälligkeiten und die geplante Strecke. Zum Fahren übergibst du die Tour mit einem Tipp an Google Maps und navigierst dort mit aktueller Verkehrslage.
Kann ich mit dir auch eine eigene Außendienst-App entwickeln?
Ja. Ich entwickle Software auch für andere Unternehmen und Branchen. Am Anfang steht ein Gespräch über deine Abläufe, und am besten ist jemand aus deinem Außendienst von Beginn an dabei.
Wenn du Turnus mit einem Gebiet wie deinem sehen willst, schreib mir über die Kontaktseite. In einer kurzen Online-Vorführung von etwa 30 Minuten zeigen wir Karte, Tour und Projekte, und du bringst deine Fragen und am besten eine deiner Herstellerlisten mit. Planst du eine eigene Vertriebs-App für eine andere Branche, schreib mir genauso, dann sprechen wir über dein Vorhaben.
// geschrieben von
Erwin Meindl
Entwickler aus Nürtingen. Baut seit 2016 Webseiten und Software für Unternehmen, dazu eigene WordPress-Plugins und die Außendienst-Software Turnus.
Mehr über mich
