WooCommerce Gutscheine klingen nach einer Kleinigkeit, bis die erste Kundin einen Teil ihres Guthabens ausgibt und den Rest beim nächsten Einkauf einlösen will. Spätestens dann zeigt sich, ob dein Shop echte Wertgutscheine kann oder nur Rabattcodes. Ich erkläre hier den Unterschied, gehe durch, was ein gutes Gutschein-System braucht, und zeige am Beispiel meines Plugins Meindl Gutscheine, wie die Einrichtung abläuft.
Warum sich Gutscheine im Onlineshop lohnen
Ein Gutschein ist das Geschenk für Leute, die nicht wissen, was sie schenken sollen. Wer jemandem eine Freude machen will, aber Größe oder Geschmack nicht kennt, greift gern zum Wertgutschein. Das gilt für den Modeladen genauso wie für den Kursanbieter.
Dazu kommt das Timing. Ein Gutschein als PDF kommt per Mail an und braucht keinen Versand. Wer am Abend vor dem Geburtstag merkt, dass noch ein Geschenk fehlt, kann bei dir trotzdem noch kaufen.
Interessant wird es bei der beschenkten Person. Sie kennt deinen Shop vielleicht noch gar nicht und kommt nur wegen des Gutscheins. Wenn ihr gefällt, was sie findet, hast du eine neue Kundin gewonnen, ohne dafür Werbung geschaltet zu haben.
Auch für die Kasse kann ein Gutschein angenehm sein. Das Geld kommt beim Verkauf herein, die Ware geht oft erst später raus, wenn der Gutschein eingelöst wird. Wie stark sich das bei dir bemerkbar macht, hängt von Saison und Sortiment ab.
Ein Wertgutschein mit Restguthaben bringt Kunden außerdem mehrmals zurück. Wer nur einen Teil einlöst, hat noch Geld auf dem Code und schaut beim nächsten Mal wieder bei dir vorbei.
Rabattcode oder Wertgutschein: zwei verschiedene Dinge
In WooCommerce heißt das eingebaute Feld „Gutschein“, gemeint ist damit aber ein Rabattcode. Du legst einen Code an, der einen festen Betrag oder einen Prozentsatz vom Warenkorb abzieht. Das passt für eine Wochenendaktion oder einen Code für den Newsletter.
Ein Wertgutschein funktioniert anders. Jemand bezahlt einen Betrag, bekommt dafür einen Code und kann diesen Betrag später im Shop ausgeben. Der Gutschein wirkt damit wie ein Zahlungsmittel. Löst die Kundin nur einen Teil ein, muss der Rest auf dem Code bleiben.
Genau das kann der Rabattcode von WooCommerce von Haus aus nicht. Ein fester Warenkorbrabatt merkt sich keinen Restbetrag. Kauft jemand mit einem Gutschein über einen höheren Betrag nur eine kleine Bestellung, ist der Rest weg, oder du musst ihn von Hand mit einem neuen Code nachbilden.
| Rabattcode | Wertgutschein | |
|---|---|---|
| Wer bezahlt? | Niemand, du gibst einen Nachlass | Der Käufer bezahlt den Gutscheinwert |
| Typischer Einsatz | Aktionen, Newsletter, Neukundenrabatt | Geschenke, Kulanz, Guthaben |
| Restbetrag | verfällt meist | bleibt auf dem Code |
| Steuerlich | mindert den Preis | eigene Regeln für Einzweck- und Mehrzweckgutscheine |
| In WooCommerce | eingebaut | braucht ein Plugin |
Was ein gutes Gutschein-System braucht
Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, lohnt ein Blick auf den Alltag. Ein Gutschein wird verkauft, verschickt, eingelöst, manchmal storniert und irgendwann nachgefragt. An jeder dieser Stellen sollte das System dir Arbeit abnehmen.
Restguthaben, das sauber mitläuft
Ein Gutschein mit Restguthaben ist die Grundlage. Der eingelöste Betrag wird abgezogen, der Rest bleibt auf demselben Code. Wichtig ist der Fall, an den man anfangs selten denkt: Was passiert, wenn eine Bestellung storniert wird oder die Zahlung fehlschlägt? Dann muss das Geld zurück auf den Gutschein, am besten automatisch.
Ein PDF, das nach deinem Shop aussieht
Ein Gutschein wird verschenkt, also muss er nach etwas aussehen. Ein PDF mit deinem Logo und deinen Farben kann man ausdrucken, in eine Karte legen oder weiterleiten. Ein Gutschein als PDF mit QR-Code hat einen praktischen Vorteil: Die beschenkte Person scannt ihn mit dem Handy und landet direkt im Shop.
Einlösen im Warenkorb, ohne Umwege
Deine Kunden kennen das Gutscheinfeld im Warenkorb oder an der Kasse. Dort sollte auch der Wertgutschein funktionieren. Ein eigenes Formular oder ein Umweg über den Kundenservice schreckt ab, und manche Gutscheine werden dann nie eingelöst.
Übersicht und Verlauf für dich
Irgendwann ruft jemand an und fragt, wie viel noch auf dem Gutschein ist. Dann willst du nicht in alten Bestellungen suchen. Ein gutes System zeigt dir zu jedem Code jede Buchung mit der zugehörigen Bestellung. Noch besser ist es, wenn die Kunden ihr Guthaben selbst abfragen können.
Verkauf direkt im Shop
Gutscheine von Hand im Backend anzulegen, reicht für Kulanzfälle und Gewinnspiele. Willst du sie regelmäßig verkaufen, brauchst du ein Gutscheinprodukt. Der Kunde wählt einen Betrag, bezahlt, und der Gutschein geht nach der Zahlung von selbst per Mail raus.
Steuerliche Hinweise: Einzweck- und Mehrzweckgutschein
Bei Wertgutscheinen unterscheidet das Umsatzsteuerrecht seit 2019 zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen. Davon hängt ab, wann die Umsatzsteuer anfällt. Ich halte das hier bewusst allgemein, denn welche Art bei dir zutrifft, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Beim Einzweckgutschein stehen schon beim Verkauf der Ort der Leistung und die geschuldete Steuer fest. Ein Beispiel ist ein Gutschein, der nur für Kurse mit einheitlichem Steuersatz gilt. Hier fällt die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf an.
Ein Mehrzweckgutschein lässt offen, wofür er eingelöst wird, etwa weil dein Sortiment Waren mit verschiedenen Steuersätzen enthält. Die Umsatzsteuer fällt dann erst beim Einlösen an. Bei einem gemischten Sortiment ist das meist der Fall.
Für dein Gutschein-Plugin heißt das: Es sollte beide Arten kennen und den Gutschein beim Einlösen passend verrechnen. Das ersetzt keine Steuerberatung, hilft dir aber, die richtige Frage zu stellen.
Meindl Gutscheine: was das Plugin kann
Ich habe für diese Anforderungen ein eigenes Plugin gebaut: Meindl Gutscheine für WooCommerce. Es läuft komplett in deinem WooCommerce, ohne Abo und ohne Cloud. Die Grundfunktionen gibt es in der kostenlosen Version, Pro ergänzt den Verkauf im Shop.
In der kostenlosen Version
- Gutscheine anlegen mit Betrag, Code (automatisch oder selbst gewählt), Empfänger, Absender, persönlicher Nachricht und Ablaufdatum in einem Formular.
- Einlösen über das normale Gutscheinfeld im Warenkorb oder an der Kasse, per QR-Code oder direkt per Link mit ?gutschein=CODE.
- Teil-Einlösung mit Restguthaben. Bei Storno, fehlgeschlagener Zahlung oder Erstattung bucht das Plugin den Betrag automatisch zurück.
- Verlauf jeder Einlösung und Gutschrift mit Bestellung. Guthaben korrigieren oder einen Gutschein sperren geht mit einem Klick.
- PDF mit deinem Logo, deinen Farben, eingebetteter Schrift und QR-Code. Per Knopf geht der Gutschein direkt per E-Mail an den Empfänger.
- Guthabenabfrage für Kunden über den Kurzcode [meindl_gutschein_guthaben], den du auf eine beliebige Seite setzt.
In der Pro-Version
Mit Pro wird jedes Produkt per Haken zum Gutschein, mit festen Beträgen als Varianten oder mit Wunschbetrag. Nach der Zahlung erzeugt das Plugin je Stück einen eigenen Code und schickt das PDF automatisch an den Käufer oder direkt an die beschenkte Person. Welche Felder auf der Produktseite erscheinen, stellst du selbst ein.
Dazu kommt ein Kundenguthaben: Kunden buchen Gutscheine auf ihr Konto und zahlen an der Kasse mit einem Klick. Der Rest bleibt stehen, den Verlauf sehen sie unter „Mein Konto“. Außerdem gibt es Motive je Anlass, etwa für Geburtstag, Weihnachten, Muttertag, Vatertag oder Valentinstag. Der Käufer wählt den Anlass, und das PDF bekommt das passende Motiv mit passender Überschrift.
Steuer und Technik
Die Gutscheinart stellst du mit einem Klick um. Für Mehrzweckgutscheine arbeitet Meindl Gutscheine mit Germanized zusammen und zieht den Betrag nach Steuern ab, so wie eine Zahlung. Für Einzweckgutscheine wird der Gutschein vor Steuern abgezogen, dafür brauchst du kein Germanized. Auch als Kleinunternehmer brauchst du Germanized nicht.
Das Plugin unterstützt HPOS und die neue Block-Kasse von WooCommerce. Voraussetzung sind WordPress ab 6.0, WooCommerce ab 8.0 und PHP ab 7.4.
Einrichtung Schritt für Schritt
Für den ersten Gutschein brauchst du nicht lange. Plan dir trotzdem etwas Zeit für einen Testdurchlauf ein, bevor du Gutscheine an echte Kunden verkaufst.
- Plugin herunterladen: Die kostenlose Version bekommst du auf der Produktseite. In WordPress lädst du sie unter „Plugins“ hoch und aktivierst sie.
- Gutscheinart festlegen: Kläre mit deiner Steuerberatung, ob deine Gutscheine Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine sind, und stell die Art im Plugin ein. Für Mehrzweckgutscheine sollte Germanized installiert sein.
- PDF gestalten: Hinterlege Logo und Farben, damit der Gutschein nach deinem Shop aussieht.
- Ersten Gutschein anlegen: Im Menü „Gutscheine“ trägst du Betrag und Empfänger ein, den Code erzeugt das Plugin selbst. Lade das PDF herunter, schau es dir einmal ausgedruckt an und schick den Gutschein per Knopf an deine eigene Adresse.
- Guthabenabfrage einbauen: Leg eine Seite an, setz den Kurzcode darauf und verlinke sie zum Beispiel im Fußbereich oder in der Bestellbestätigung.
- Testen: Löse den Gutschein in einer Testbestellung teilweise ein, prüf das Restguthaben und storniere die Bestellung dann. Im Verlauf solltest du die Rückbuchung sehen.
- Verkauf einrichten (Pro): Markiere ein Produkt als Gutschein, lege feste Beträge oder einen Wunschbetrag an und wähle die Felder für die Produktseite aus.
Geh zum Schluss den Kauf einmal komplett als Kunde durch, am besten am Handy. Dann merkst du schnell, ob die Mail ankommt und ob sich der QR-Code gut scannen lässt.
Wann Meindl Gutscheine passt und wann nicht
Das Plugin passt, wenn du einen WooCommerce-Shop betreibst und echte Wertgutscheine mit Restguthaben anbieten willst. Es passt auch, wenn dir wichtig ist, dass die Daten in deinem eigenen Shop bleiben und kein externer Dienst dazwischenhängt. Für Shops mit Germanized ist die Verrechnung von Mehrzweckgutscheinen schon mitgedacht.
Wer nur gelegentlich einen Kulanzgutschein ausstellt, kommt mit der kostenlosen Version aus. Pro lohnt sich, sobald du Gutscheine regelmäßig im Shop verkaufen willst und der Versand ohne Handarbeit laufen soll.
Weniger passend ist es, wenn dein Shop gar nicht auf WooCommerce läuft. Brauchst du nur Rabattaktionen mit Prozentcodes, reicht die eingebaute Gutscheinfunktion von WooCommerce. Und sollen deine Gutscheine auch an einer Ladenkasse mit eigenem Kassensystem eingelöst werden, kläre vorher genau, wie das mit dem Shop zusammenspielen soll.
Kurz zu mir: Ich bin Erwin Meindl aus Nürtingen und entwickle seit 2016 Websites und Software. Meindl Gutscheine ist eines von fünf eigenen WordPress-Plugins, die ich mit eigenen Lizenzservern betreibe. Was ich sonst noch entwickle, findest du unter Software.
Häufige Fragen
Kann WooCommerce Gutscheine mit Restguthaben von Haus aus?
Nein. Die eingebaute Gutscheinfunktion von WooCommerce ist für Rabattcodes gedacht und merkt sich keinen Restbetrag. Für Wertgutscheine mit Restguthaben brauchst du ein Plugin wie Meindl Gutscheine.
Was passiert mit dem Restbetrag auf dem Gutschein?
Bei Meindl Gutscheine bleibt er auf dem Code und lässt sich bei der nächsten Bestellung weiter einlösen. Das geht so lange, bis das Guthaben aufgebraucht oder der Gutschein abgelaufen ist.
Brauche ich Germanized für Gutscheine?
Für Mehrzweckgutscheine ja, damit der Gutschein nach Steuern abgezogen wird. Für Einzweckgutscheine und für Kleinunternehmer nicht. Welche Art bei dir zutrifft, klärt im Zweifel deine Steuerberatung.
Wie kommt der Gutschein zum Beschenkten?
Als PDF mit QR-Code, das du ausdruckst oder per Knopf direkt an den Empfänger mailst. Mit Pro geht das PDF nach der Zahlung automatisch an den Käufer oder direkt an die beschenkte Person.
Wenn du Gutscheine in deinem Shop anbieten willst, findest du die kostenlose Version und alle Details auf der Produktseite von Meindl Gutscheine. Hast du Fragen zur Einrichtung oder zu deinem Shop, schreib mir über die Kontaktseite.
// geschrieben von
Erwin Meindl
Entwickler aus Nürtingen. Baut seit 2016 Webseiten und Software für Unternehmen, dazu eigene WordPress-Plugins und die Außendienst-Software Turnus.
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